Korespondencję otrzymaną drogą tradycyjną i elektroniczną przyjmuje Kancelaria Opery, rejestrując ją w rejestrze korespondencji, prowadzonej w wersji elektronicznej. Następnie segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom. Przesyłki otrzymywane drogą elektroniczną mogą być rejestrowane przez Kancelarię Opery lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę. Załatwianie spraw odbywa się w godzinach pracy administracji Opery Bałtyckiej w Gdańsku, od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00. Sprawy załatwiane są według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.